Zurückkonvertieren von Access 2007-Datenbanken in das Access 2002/3-Format

Sie mögen hin und wieder vor der Aufgabe stehen, eine Datenbank, die sie unter Access 2007 in dessen nativem Format (accdb) erstellt haben, in das Format für Access 2002 oder 2003 zu überführen, um sie auch früheren Versionen verfügbar zu machen.

Dazu wählen Sie im Office-Menü einfach den Menüpunkt Speichern unter | Access 2002-2003-Datenbank aus und speichern die Datenbank mit der Endung .mdb. Schon kann sie auch auf Rechnern, die etwa nur Access 2003 installiert haben, geöffnet werden.

Dass dabei Eigenschaften von Formularen und Steuerlementen verloren gehen, die es nur unter Access 2007 gibt - etwa Gestapeltes Layout, Verankerung oder der Textabstand für Steuerelemente -, ist klar, stört meist aber nicht weiter, weil diese Design-Features selten essentiell für Funktion und Gestalt der Formulare sind.

Und selbstverständlich dürfen auch andere Elemente von Access 2007, wie Anlagen und Anlagensteuerelemente, Richtext für Textboxen oder Tabellen, komprimierte Grafikspeicherung oder die Berichtsansicht nicht verwendet worden sein.

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann steht dem Einsatz der MDB auch unter Access 2003 nichts mehr im Wege - sollte man denken.

Nun hat es sich allerdings gezeigt, dass solche rückkonvertierte Datenbanken zeitweilig instabil arbeiten oder sogar im Entwurfsmodus für Formulare und Berichte bei Änderungen Access 2003 abstürzen lassen. Besonders betroffen davon sind nach unserer Erfahrung Änderungen an Kombinationsfeldern.

Dass dies keine Lappalie ist, zeigte eine umfangreichere Access 2007-Datenbank, welche für den Einsatz unter Access 2003 umgebaut werden sollte. Es war praktisch unmöglich, die Formulare unter Access 2003 weiterzubearbeiten, weil es regelmäßig zu Abstürzen kam, wenn ein geänderter Formularentwurf gespeichert wurde.

Eher per Zufall stellte ich fest, dass es an Eigenschaften der Steuerelemente lag, die zwar im Eigenschaftenfenster nicht sichtbar sind, im Entwurf aber dennoch vorhanden. Ermitteln kann man dies, indem man ein Formular mit der versteckten Methode SaveAsText des Application-Objekts in Textform exportiert:

Application.SaveAsText acForm, "frmTest", "c:\testform.txt"

Beim Inspizieren des dergestalt exportierten Formulars, etwa mit Notepad, wird deutlich, dass Access 2007 alle Steuerelementeigenschaften, die unter Access 2003 nicht verfügbar sind, in Tags mit dem Ausdruck UnknownProp abgespeichert hat und dabei auch gleich die zugehörgen Parameter. Sinn des Ganzen ist, dass Access 2007 beim Laden dieser zurückkonvertierten MDB diese UnknownProps wieder erkennt und automatisch den entsprechenden A2007-Eigenschaften zuweist. Öffnet man also die MDB wieder mit Access 2007, dann sind wundersamerweise solche Features, wie Textabstand etc., wiederhergestellt.

Eigentlich eine sinnvolle Sache, wenn sie denn stabil funktionieren würde.

Um das Ganze zu verdeutlichen, ist in der folgenden Tabelle für ein Bezeichnungsfeld (Label) dargestellt, was der SaveAsText-Export ausgibt. In der ersten Spalte ist das Label direkt aus der ACCDB exportiert worden, die zweite Spalte zeigt, was daraus nach dem Konvertieren in das Access-2003-Format wird, und die letzte Spalte, wie der Label-Aufbau eigentlich unter A2003 aussehen sollte:

Das Interessante an der Geschichte: Entfernt man die UnknownProps aus den Formularexporten und reimportiert die Textdateien wieder mit der Methode Application.LoadFromText, dann arbeitet die Datenbank auch unter Access 2003 wieder stabil - die Abstürze verschwinden.

Ein Nebeneffekte ist außerdem, dass die Datenbank dadurch merklich schrumpft. Für das oben erwähnte Projekt bedeutete dies, dass sich die Größe der MDB von 8 MB auf nur 5 MB verringerte!

Der Washer

Doch wie stellt man es nun an, diese UnknownProps aus der MDB zu entfernen?

Alle Formulare und Berichte per SaveAsText zu exportieren und dann aus den Texten manuell akribisch alle UnknownProps-Abschnitte zu löschen, ist bei umfangreicheren Projekten wohl kein anstrebenswertes Unterfangen.

Deshalb musste eine Routine her, die den Vorgang automatisiert. Diese Routine finden Sie unten im Download.

Darin ist ein Modul enthalten, welches Sie folgendermaßen verwenden können:

• Konvertieren Sie Ihre ACCDB in des Access 2003-Format
• Öffnen Sie die nun erstellte MDB unter Access 2003
• Importieren Sie im VBA-Editor die Datei mdlWasher.bas (Rechtsklick im Projektexplorer | Datei importieren... )
• Führen Sie über das VBA-Direktfenster diese Anweisung aus: WashFormsReports
• Die Prozedur wird ausgeführt und gibt am Schluss eine Zusammenfassung aus, ob und wieviele Formulare und Berichte einer Bereinigung von UnknownProps unterzogen wurden
• Komprimieren Sie anschließend die Datenbank

Zur Sicherheit sollten Sie davor ein Backup der Datenbank vorgenommen haben. Kontrollieren Sie nach dem Washing, ob alle Formulare sowohl im Entwurf wie auch zur Laufzeit so funktionieren und aussehen, wie sie es sollten.

Die exportierten und bereingten Textdateien bleiben übrigens dabei im gleichen Verzeichnis, in dem sich die MDB befindet. Schauen Sie sich einfach interessehalber in einem Texteditor an oder löschen Sie sie wieder.

Was macht die Routine?

Zunächst werden alle Formulare und Berichte in Textform exportiert. Dann werden die Textdateien analysiert und ermittelt, ob sie überhaupt UnknownProp-Tags enthalten. Ist das der Fall, dann werden diese per String-Routinen entfernt und die Textdateien modifiziert abgespeichert.
Im letzten Schritt löscht die Prozedur nur jene Formulare und Berichte aus dem Projekt, die tatsächlich geändert werden mussten und reimportiert sie aus den entsprechenden Textdateien.

Bleibt noch zu bemerken, dass MDBs, die dieser Bereinigung unterzogen wurden, nun unter Access 2007 natürlich nicht mehr die ehemals gesetzten 2007er-Eigenschaften für Steuerelemente zeigen. Diese Eigenschaften (GridPadding & Co) sind dann auf Default-Werte eingestellt.

Für Datenbanken, die nur noch unter Access 2003 weiterentwickelt werden sollen, spielt das aber keine Rolle.

Sascha Trowitzsch, 11/2009

Download Washer-Modul

Melden Sie uns, falls sie mit der Prozedur Probleme haben oder es nicht korrekt funktioniert!

Update 12/2009: Nun gibt's die Routine auch eingebaut in ein Add-In; siehe hier...